Focus like a Pro met je team
Als leidinggevende zie je het dagelijks gebeuren: teamleden die continu worden onderbroken door binnenkomende berichten, belangrijke taken die blijven liggen, en aan het eind van de dag vermoeide gezichten die klagen over werkdruk. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde kenniswerker elke 47 seconden van taak wisselt. Elke 47 seconden…
En dat kost meer dan je verwacht. Het heeft niet alleen invloed op de kwaliteit van het werk – want diepgang vraagt nu eenmaal ononderbroken aandacht – maar ook op de energie en voldoening van je medewerkers. Als ze continu worden onderbroken, maken ze meer fouten, zijn ze sneller vermoeid en neemt de kans op stress en uitval toe.
Wat is Focus like a Pro als team?
Focus like a Pro in je team betekent dat je teamleden afwisseling hebben tussen momenten van concentratie en momenten van bereikbaarheid. Jouw mensen kennen de waarde van focusblokken, respecteren die van elkaar en en halen als team een hoog niveau van kwaliteit en productiviteit.
Er is duidelijkheid over welke communicatiemiddelen voor welke boodschappen gebruikt worden. Teamleden weten wanneer iemand bereikbaar is voor overleg of vragen en onderbreken elkaar niet de hele dag door.
Daardoor hoeven mensen niet continu bereikbaar te zijn, zijn mail en Teams regelmatig uitgeschakeld en is er ruimte voor momenten van ononderbroken focus op een taak.
Rust en herstel van het brein zijn een belangrijk onderdeel van de werkdag geworden. Mensen voelen de ruimte om tijdig een breinpauze te nemen en stimuleren anderen om hetzelfde te doen.
Pauze nemen staat niet gelijk aan ‘niet werken’, maar is een onmisbaar onderdeel geworden van productief werken en energiek blijven!
Hoe herken je een gebrek aan focus in je team?
Je merkt dat je team achter de feiten aanloopt. Deadlines worden gemist, de productiviteit blijft achter en taken duren langer dan verwacht. Daardoor neemt de stress toe, gaan mensen nog harder werken, en raken ze steeds vermoeider.
Er worden steeds meer fouten gemaakt in het werk, waardoor er onnodige tijd verloren gaat aan het corrigeren daarvan. Aan het einde van de rit werken jullie met z’n allen steeds harder, maar krijgen jullie als team steeds minder gedaan.
Taken blijven hangen of worden doorgeschoven naar collega’s die het net zo druk hebben. Jullie meetings worden eerder als een verplichting ervaren dan als een inspirerend samenzijn. Het is voor velen niet meer dan een rustig moment om de mail bij te werken.
Je merkt dat de energie wegvloeit uit je team en er wordt geklaagd over hoge werkdruk. Mensen raken minder betrokken en gemotiveerd. Jij werkt hard om ze te blijven motiveren en zo grip op de situatie te krijgen, maar je voelt je soms machteloos.
Je herkent de symptomen, maar hoe ga jij je mensen helpen?
Wat maakt focus zo moeilijk?
Je hebt misschien al van alles geprobeerd. Taken herverdelen, prioriteiten bijstellen of extra overleg om de koers te bepalen. Maar het leidt niet tot het gewenste effect. Vreemd is het niet, want voor veel teams is focus een grote uitdaging.
Een belangrijke oorzaak is dat in veel teams de drempel om te communiceren extreem laag is. Het is makkelijker om met een mailtje of een Teams-chat een ander iets te vragen, dan zelf de moeite te doen om iets op te zoeken. En omdat jouw mensen elkaar graag helpen, reageren ze vaak direct.
Die constante bereikbaarheid zorgt voor continue onderbrekingen. Maar mensen leiden ook zichzelf vaak af, omdat ze de hele dag door bezig zijn met het organiseren van hun werk. Terwijl ze een rapportage aan het schrijven zijn, schieten er nog openstaande taken door het hoofd of komen er mailtjes binnen. Mensen zijn zo’n 50-75% van hun werktijd kwijt aan het telkens bijwerken van een takenlijst, het managen van de agenda, uitnodigingen voor meetings afhandelen en het beantwoorden van berichten.
Je begrijpt dat het door al die taakonderbrekingen onmogelijk is om je aandacht voor wat langere tijd op één taak te richten. Het schrijven van die rapportage kan zo een hele ochtend in beslag nemen, terwijl een uurtje ononderbroken focus met gemak een top rapportage oplevert.
Het is dus heel voorstelbaar dat mensen in je team minder productief zijn, stress ervaren en steeds minder gemotiveerd raken. Maar het kan anders!
Wat kan het verbeteren van focus het team opleveren?
Wanneer in jouw team momenten van bereikbaarheid, momenten van ononderbroken focus en momenten van herstel voor je brein zich met elkaar afwisselen, dan onderscheidt jouw team zich direct van andere teams. En dat gaat niet onopgemerkt blijven.
Je teamleden weten precies voor welke taken ze verantwoordelijk zijn, want de prioriteiten zijn helder. Ze leveren hoge kwaliteit werk, omdat er voldoende momenten van ononderbroken focus zijn waarin een ieders unieke kennis en vaardigheden maximaal benut worden. Én het team benut elkaars verschillende kwaliteiten voor de verschillende uitdagingen die er liggen.
Jouw teamleden zijn betrouwbaar voor collega’s en klanten, zonder de hele dag bereikbaar te hoeven zijn. De communicatie loopt gesmeerd, want klanten weten wanneer ze antwoord krijgen. En onderling zijn er duidelijke afspraken over hoe er gecommuniceerd wordt en binnen welke termijn je antwoord kunt verwachten. Dat maakt jouw teamleden zo betrouwbaar!
En in jouw team barsten de mensen van de energie, want ieder teamlid voelt de ruimte om voldoende momenten van rust en herstel in te bouwen.
De rust die de verbeterde focus tot gevolg heeft zorgt er ook nog eens voor dat mensen regelmatig met vernieuwende, creatieve ideeën komen. Jullie meetings zijn weer leuk, effectief en waardevol.
Nu ineens wil iedereen bij jullie team horen. Talent aantrekken is geen probleem meer. Want wie wil er nu niet in zo’n energiek, productief team werken waar je je talenten en kwaliteiten volledig kan benutten?
Hoe kan je je focus verbeteren?
De focus als team verbeteren is dus de moeite waard. En de sleutel ligt bij jou!
Jij hebt als leidinggevende een grote invloed op de focus van jouw team. Helaas is één gouden maatregel of één briljante verandering niet voldoende. Je zult je team mee moeten nemen in een andere manier van werken en communiceren.
Om je focus te verbeteren heb je een gedegen plan nodig, waarbij je rekening houdt met de vier grootste bouwstenen van focus:
- Koers bepalen
- Koers vasthouden
- Omgeving inrichten
- Energiemanagement
Investeren in deze bouwstenen gaat je team helpen om focus te verbeteren. Iedere bouwsteen is opgebouwd uit verschillende vaardigheden en interventies.
Koers bepalen
De juiste dingen met volle aandacht doen begint met kiezen: welke taak krijgt de volledige aandacht? Dat vereist in jouw team een openbaar overzicht over alle taken en verantwoordelijkheden, het kiezen van wat belangrijk is en aansluit bij de teamdoelen en het opstellen van een (jaar)plan waarin duidelijk staat wie welke acties gaat oppakken.
Koers vasthouden
Als duidelijk is wie welke taken oppakt, is het vervolgens van belang op koers te blijven. Dat vereist stilstaan en bijsturen, door evaluatie en het geven van feedback aan elkaar. Daarnaast is het communiceren van verwachtingen en het vragen om hulp nodig om duidelijkheid te geven aan elkaar. En tot slot is het van belang dat teamleden elkaar ondersteunen op moeilijke momenten, als iets tegenzit of moeilijker blijkt dan verwacht.
Omgeving inrichten
Een handig ingerichte omgeving maakt het een stuk makkelijker om als team de focus te verbeteren. Denk aan de werkomgeving, maar ook aan hoe er onderling gecommuniceerd wordt en hoe effectief en waardevol jullie meetings zijn.
Energiemanagement
In een team dat bruist van de energie is het leuker werken en makkelijker focussen. Vier successen, maak herstel belangrijk en zorg voor momenten van onderlinge verbinding.